Las técnicas de oficina son el conjunto de procedimientos y
habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar
eficientemente su trabajo de la oficina.
IMPORTANCIA.
1. Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización
de toda la información dela empresa.
2. Facilitan el desempeño laboral de las empresas y
oficinista.
3. Agilizan el curso delas transacciones de la empresa
dejando una imagen de eficiencia y organización ante su público.
APLICACIÓN.
Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de
los cargos de oficina es decir en las diferentes ocupaciones necesarias según
el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina cual
quiera que sea la naturaleza de sus actividades, se consideran 3 factores
esenciales que son:
- Equipo humano o personal de trabajo
- Equipo material o equipo de trabajo
- Equipo mecánico o máquinas de la oficina
CONOZCAMOS LAS OCUPACIONES MÁS COMUNES EN LA OFICINA
1. RECEPCIONISTA.
Es una función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente
a tiende al público sirviendo de enlace este y los funcionarios de la empresa
es una tarea interesante y a veces muy difícil por que en algunas ocasiones pondrá
a prueba el criterio y la personalidad del contratado.
LOS REQUISITOS MÁS IMPORTANTES DE UN OFICINISTA SON:
- Los modales y la cortesía.
- Dominio oral y escrito del idioma.
- Descripción y buen criterio.
- Capacidad de análisis para identificar situaciones, tomar
determinaciones y seleccionar al público.
- Manejo de conmutador o central telefónica.
- Firmeza en situaciones falsas o descorteses.
- Paciencia.
- Apropiada atención telefónica.
2. SECRETARIA
Debe ser el asiste perfecta de su jefe sus responsabilidades
laborales pueden ser muy diferentes en una oficina u otra dependiendo de la
empresa en la cual trabaje sus principales funciones consiste en representar al
superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos
de comunicaciones tanto internas como externas el manejo de la organización de su
trabajo y de su jefe lo hará mas eficiente con el uso de la agenda.
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