TÉCNICAS DE OFICINA

Las técnicas de oficina son el conjunto de procedimientos y habilidades que debe conocer el oficinista para organizar y desarrollar eficientemente su trabajo de la oficina.

IMPORTANCIA.

1. Las técnicas de oficina permiten una organización y sistematización de toda la información dela empresa.

2. Facilitan el desempeño laboral de las empresas y oficinista.

3. Agilizan el curso delas transacciones de la empresa dejando una imagen de eficiencia y organización ante su público.

APLICACIÓN.

Las técnicas de oficina se aplican en todos y cada uno de los cargos de oficina es decir en las diferentes ocupaciones necesarias según el objeto de la empresa, en el correcto funcionamiento de una oficina cual quiera que sea la naturaleza de sus actividades, se consideran 3 factores esenciales que son:

- Equipo humano o personal de trabajo

- Equipo material o equipo de trabajo

- Equipo mecánico o máquinas de la oficina

CONOZCAMOS LAS OCUPACIONES MÁS COMUNES EN LA OFICINA

1. RECEPCIONISTA.

Es una función que desempeña una persona cuando personal o telefónicamente a tiende al público sirviendo de enlace este y los funcionarios de la empresa es una tarea interesante y a veces muy difícil por que en algunas ocasiones pondrá a prueba el criterio y la personalidad del contratado.

LOS REQUISITOS MÁS IMPORTANTES DE UN OFICINISTA SON:

- Los modales y la cortesía.

- Dominio oral y escrito del idioma.

- Descripción y buen criterio.

- Capacidad de análisis para identificar situaciones, tomar determinaciones y seleccionar al público.

- Manejo de conmutador o central telefónica.

- Firmeza en situaciones falsas o descorteses.

- Paciencia.

- Apropiada atención telefónica.

2. SECRETARIA

Debe ser el asiste perfecta de su jefe sus responsabilidades laborales pueden ser muy diferentes en una oficina u otra dependiendo de la empresa en la cual trabaje sus principales funciones consiste en representar al superior o a la empresa, organizar el trabajo y coordinar los diferentes tipos de comunicaciones tanto internas como externas el manejo de la organización de su trabajo y de su jefe lo hará mas eficiente con el uso de la agenda.

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